Belajar PowerPoint untuk Pemula

Belajar PowerPoint memungkinkan anda untuk membuat presentasi yang keren dan akan memukau klien maupun bos anda! Keahlian menggunakan PowerPoint bisa jadi menjadi salah satu kriteria yang diminta di perusahaan. Karena apapun produk yang diperkenalkan, presentasi yang bagus membuat orang semakin tertarik dengan layanan atau informasi yang anda tawarkan.

Mengenal tampilan Microsoft PowerPoint

Gambar diatas akan muncul ketika anda membuka PowerPoint pertama kali. Kita akan membahas lebih lanjut mengenai hal ini di bagian belakang saja. Untuk saat ini, silahkan anda klik saja “Blank Presentation” untuk membuat presentasi baru yang kosong.

Setelah itu, tampilannya akan seperti diatas. Anda harus mengenal beberapa bagian yang ada di PowerPoint untuk mengerti konsep dasarnya.

1. Ribbon

Ribbon merupakan daftar menu yang bisa anda klik untuk memunculkan menu-menu lainnya. Misalnya saja anda klik menu Ribbon “Home”, maka PowerPoint memunculkan beberapa menu yang sering kita gunakan selama membuat presentasi seperti menebalkan huruf dengan tombol Bold dan berbagai pengaturan teks lainnya.

2. Daftar Slide

Slide merupakan istilah yang digunakan sebagai tempat anda untuk mengutarakan informasi. Jika menambahkan slide baru, seluruh daftarnya akan terpampang disini.

3. Slide

Disinilah anda mengetik informasi yang ingin anda utarakan. Untuk pertama, PowerPoint meminta anda untuk memberikan judul dan subjudul. Tentu anda bisa mengubahnya sesuai keinginan anda nantinya.

Langkah Belajar PowerPoint

1. Membuat dan menghapus slide

Untuk membuat presentasi yang baik, tentu kita harus memberikan judul dan subjudul yang menarik. Silahkan anda isi Title dan Subtitle yang sesuai seperti gambar diatas.

Setelah memberikan judul dan subjudul yang pas, saatnya mulai membuat slide baru yang berisi informasi mengenai judul yang anda buat. Ada 2 cara dalam membuat slide baru. Jika anda klik ribbon atau menu “Home”, kemudian klik tombol bagian atas dari “New Slide” (1), anda akan membuat slide baru secara cepat. Jika anda ingin membuat slide dengan template yang berbeda, anda bisa klik dibagian bawahnya (2). Kemudian, silahkan pilih template slide baru yang sesuai dengan keinginan anda.

Secara default, ketika anda membuat slide baru (CTRL + M), maka yang dibuat adalah slide dengan jenis “Title and Content”. Slide ini berisi judul slide dan juga informasinya. Jenis lain seperti “Two Content” akan membuat slide dengan 2 konten dengan informasi berbeda. Jenis lainnya lagi seperti “Picture with Caption” memungkinkan anda untuk menambah gambar dan memberikan penjelasan terhadap gambar tersebut. Tentu anda tidak perlu memilih jenis ini untuk menambahkan gambar, semua jenis slide tentu bisa anda tambahkan gambar. Gunakan jenis slide sesuai dengan kebutuhan anda.

Untuk menghapus slide, silahkan pilih slide-nya di daftar slide dan tekan tombol DEL di keyboard komputer anda.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan gunakan opsi lainnya seperti “Layout” (1) dan “Section” (2). Silahkan anda coba sendiri mengenai 2 hal tersebut dan pastinya akan sangat berguna ketika anda membuat presentasi.

2. Mengisi data slide dengan berbagai media

Sekarang, silahkan anda buat slide baru dengan jenis “Title and Content”. Disini, anda bisa menambahkan informasi media non teks untuk memperindah presentasi anda. Ada 6 media yang bisa anda tambahkan, seperti tabel, diagram, SmartArt, gambar offline, gambar online, maupun video.

Sebagai contoh, penulis ingin menambah video. Videonya bisa bersumber dari komputer anda bahkan video di Youtube juga bisa anda tambahkan. Gambar diatas, penulis memasukkan video Youtube saja sebagai contoh.

Contoh media lainnya yaitu menambahkan diagram. Bahkan, PowerPoint akan memberikan tampilan Excel agar anda bisa memasukkan data diagrams secara mudah.

Pengembangan dan Latihan: SmartArt memungkinkan anda untuk membuat grafis yang berisi seperti struktur organisasi, langkah pembuatan produk, atau sejenisnya. Tampilannya pun bisa anda sesuaikan dengan bebas seperti gambar diatas. Silahkan anda eksplorasi sendiri kemampuan SmartArt ini.

3. Memberikan desain

Agar presentasi lebih menarik, memberikan desain terhadap slide pastinya memberikan kesan yang lebih menarik. Caranya sangat mudah. Klik menu “Design” (1), kemudian pilih desain yang ingin anda pakai seperti gambar diatas (2).

Secara bawaan, ketika anda klik desainnya, seluruh slide anda akan berubah. Jika anda hanya ingin menerapkan di beberapa slide saja, pilih saja dengan cara menekan tombol SHIFT dan klik pada slide yang ingin anda ubah desainnya pada daftar slide. Kemudian, pilih lagi desainnya.

Setiap desain, biasanya memiliki Variants (1) dengan warna atau font yang berbeda yang juga bisa anda gunakan. Selain varian, ada ukuran Aspect Ratio (2). Secara bawaan, tipe Widescreen yang akan dipilih. Namun jika proyektor yang akan anda gunakan presentasi masih model lama, gunakan yang Standard.

Jika anda menggunakan PowerPoint versi terbaru, Microsoft memperkenalkan “Design Ideas” yang secara otomatis dapat menyarankan desain yang cocok untuk presentasi anda.

Pengembangan dan Latihan: Pada Variants, anda juga bisa memilih warna varian secara manual dan bahkan mengatur gaya font serta efek. Silahkan anda coba seperti gambar diatas.

4. Memberikan transisi

Selain memberikan desain terhadap slide, transisi juga menjadi opsi tambahan agar ketika slide berganti, ada animasi yang menyelimutinya. Caranya sangat mudah untuk memulai.

Klik menu “Transitions” (1) dan pilih animasi untuk transisinya (2). Ketika anda klik ke salah satu transisi, maka PowerPoint secara otomatis memperlihatkan anda bagaimana animasi transisi tersebut.

Saat anda selesai memilih animasi transisi, biasanya PowerPoint juga memiliki varian lain dari animasi tersebut (1). Anda juga bisa menambahkan suara (2) dan mengatur durasi animasinya (3). Secara bawaan, animasi yang anda pilih hanya berlaku sekali saja untuk satu slide. Jika anda ingin menerapkan animasi transisi tersebut ke seluruh slide, silahkan klik “Apply to All” (4).

Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba fitur “Advance Slide”. Silahkan anda pikirkan untuk apa fitur ini biasa digunakan dan bagaimana fitur tersebut bisa membuat presentasi anda lebih mudah.

5. Gunakan transisi Morph untuk efek mengesankan

Transisi Morph merupakan transisi baru yang hanya ditemukan di Office 2016 atau Office 365. Transisi ini memungkinkan pergerakan objek dari satu slide ke slide lainnya dengan animasi yang halus. Cara kerjanya adalah dengan cara menduplikat slide pertama sehingga ada 2 slide yang sama. Namun di slide yang kedua, anda harus menggerakkan objek tersebut. Ketika menggunakan transisi Morph, maka pergerakannya akan terlihat antar 2 slide tersebut.

Sebagai contoh, penulis ingin menjelaskan planet Bumi di slide pertama dan juga Mars di slide kedua. Awal mulanya, slide pertama penulis tambahkan gambar bumi dengan gambar yang besar, sedangkan gambar mars terlihat lebih kecil seperti gambar diatas.

Kemudian, silahkan klik kanan slide tersebut di daftar slide dan klik “Duplicate Slide”. Maka akan ada slide baru dengan konten yang sama.

Lalu, ubah informasi planetnya menjadi planet mars. Ubah juga bentuk planet bumi menjadi lebih kecil dan taruh di sebelah kiri. Gambar planet mars pun penulis perbesar dan di taruh di tengah seperti gambar diatas.

Langkah terakhir, klik “Morph” seperti animasi diatas. PowerPoint secara otomatis memberikan preview terhadap animasi transisinya. Sangat indah bukan? Transisi ini memberikan efek dinamis dan terlihat seperti seluruh slide menjadi satu.

Pengembangan dan Latihan: Seperti transisi lainnya, transisi Morph juga bisa diatur untuk bisa menggunakan suara serta pengaturan durasi. Silahkan coba atur seperti cara sebelumnya.

6. Menggunakan Animations

Selain animasi transisi, ada juga animasi yang diberikan terhadap objek-objek secara individual. Fitur ini sepengetahuan penulis jarang digunakan. Namun bisa anda terapkan agar presentasi anda terlihat berbeda dengan orang lain.

Seperti animasi diatas, silahkan pilih objek yang ingin anda tambahkan animasi. Kemudian klik menu “Animations” dan pilih animasi yang anda inginkan. Anda juga bisa menerapkan animasi yang berbeda di setiap teks atau objek jika ingin memberikan variasi.

Pengembangan dan Latihan: Sama seperti animasi transisi, anda juga bisa menerapkan suara dan berapa detik animasi tersebut berjalan. Coba anda terapkan di animasi anda serta gunakan juga animasi model lainnya.

7. Menambahkan Shape

Dengan Shape, anda bisa memasukkan berbagai macam grafik yang akan menunjang presentasi anda. Grafik seperti tanda panah, persegi, bintang, dan lain-lain bisa anda pilih.

Klik menu “Insert” (1), kemudian klik “Shapes” (2). Terakhir, pilih grafik yang ingin anda tambahkan seperti gambar diatas (3). Anda harus klik tahan dan geser di slide anda untuk membuat grafik tersebut.

Pengembangan dan Latihan: Ketika anda klik shape yang anda buat, secara otomatis akan ada menu baru yaitu “Format”. Silahkan anda coba berbagai macam pengaturannya seperti gambar diatas.

8. Link dan Action

2 fitur tersebut menawarkan anda untuk melakukan aksi tertentu ketika anda mengklik objek. Misal anda ingin membuka dokumen lain ketika melakukan presentasi. Anda bisa memilih shape atau objek lainnya dan memberikan aksi agar ketika shape tersebut diklik, maka akan membuka dokumen lain.

Link dan Action sebenarnya memiliki maksud yang sama. Namun Action lebih lengkap, karena selain membuka file tertentu, ia juga bisa diperintah untuk menuju ke slide tertentu.

Kita coba link saja terlebih dahulu. Sebelumnya, penulis sudah membuat shape berbentuk panah. Panah tersebut yang akan penulis jadikan Link. Klik shape tersebut dan klik menu “Insert” (1) dan klik “Link” (2). Terakhir, silahkan pilih file yang ingin anda buka ketika shape tersebut akan diklik.

Ketika anda mulai presentasi (shortcut untuk mulai presentasi adalah F5), ketika anda klik shape tersebut maka file tersebut akan terbuka.

Pengembangan dan Latihan: Anda bisa melakukan hal yang sama dengan menggunakan Action. Silahkan coba gunakan Action seperti gambar diatas. Disana, penulis mengatur ketika shape tersebut di klik (Mouse Click), maka akan langsung menuju slide selanjutnya. Coba juga gunakan tab “Mouse Over”.

9. Menggunakan menu View untuk melihat presentasi dari berbagai aspek

Jika slide persentasi anda cukup banyak, anda perlu suatu cara untuk melihatnya secara garis besar. Di menu “View” (1), anda bisa melakukannya. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan “Outline View” (2). Hasilnya bisa anda lihat seperti diatas, Daftar slide-nya telah berubah menjadi teks-teks yang sudah anda masukkan di tiap slide-nya.

Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba model tampilan lainnya seperti “Reading View” untuk melihat presentasi agar enak dibaca.

10. Berbagai macam melakukan presentasi

Setelah anda mempelajari tips diatas, anda siap untuk mulai melakukan presentasi. Pada menu “Slide Show”, ada banyak cara untuk mulai melakukan presentasi. Anda bisa melakukan presentasi dari slide pertama (From Beginning), atau dari slide yang aktif saat ini (From Current Slide), dan bahkan hingga merekam bagaimana anda melakukan presentasi dengan fitur “Record Slide Show”.

Pengembangan dan Latihan: Dengan fitur “Set up Slide show”, anda bisa mengatur secara custom bagaimana presentasi anda berjalan. Hal ini tentu opsional dan tidak wajib untuk anda pelajari.

Extra Tips 1: Gunakan kolom pencarian “Tell me” untuk mencari fitur yang anda inginkan

Mungkin banyak yang kesulitan untuk mencari fitur yang anda inginkan. Dengan kolom pencarian “Tell me”, anda tidak perlu menghafal dimana letak fitur itu di menu tertentu. Seperti gambar diatas, jika anda ingin menambahkan tabel, cukup ketik “table” di kolom pencarian dan PowerPoint langsung mencari fitur tersebut.

Extra Tips 2: Menggunakan Template PowerPoint

Jika anda tidak ingin membuat presentasi dari awal, anda bisa mendapatkan ratusan template yang tinggal anda pilih dan disediakan oleh PowerPoint. Silahkan klik menu File > New dan pilih template-nya seperti gambar diatas.

Catatan:

• Artikel dan gambar dari https://windowsku.com/langkah-belajar-powerpoint-cepat/